Googleドライブやカレンダーの共有権限を管理するにはGoogle groupsが便利

ネットで調べていてもGoogle Appsの情報しか出ないので、備忘録として書きます。

Googleドライブは情報共有するのには手軽なツールなので、使っている人も多いと思います。

一方でドライブの公開範囲を公開にしておいて、出すべきではない情報が漏れてしまうということもあると思います。

そこで、今回はその解決方法としてGoogle groupsの便利な使い方を紹介します。

やり方

やり方はとても簡単で、共有したい人が参加するGoogle groupsを作成して、閲覧/編集権限をgroupsのアドレスに付与するだけです。

会社でGoogle Appsを使っている人はチームのMLを作ってそこに権限を与えたりしていると思いますが、あれと同じです。

ただし、注意点としては、ドメインへの公開がなくて全世界への公開がデフォルトであることに気をつけてください。

メリット

1. 役割に応じてフォルダに権限を付与できるので、権限の管理がしやすい

2. 参加希望者のメールアドレスを知らなくても、登録フォームが存在する

3. ログイン状態でないと見れないので、編集履歴のログが残る

1についての補足ですが、一般メンバーのグループと管理メンバーのグループなどロールによってグループを分ける事で、管理者のみ編集可能なドキュメントなどが容易に管理できます。

おまけ:Googleカレンダーで共有カレンダーも作れる

公式ヘルプにもある通り、カレンダーの共有メンバーにGroupsを設定すると、そのメンバーで共有カレンダーが作れます。

Google グループで Google カレンダーを使用できますか。 - Google グループ ヘルプ

編集権限も一括で与える事ができるのでとても便利です。

以上、Google groupsの便利情報でした。